撰寫完美工作電郵的指南

撰寫完美電郵的藝術,絕非易事。

無論是擔心自己未能清楚表達重點,還是憂慮自己是否不慎失禮,發送電郵後所感受到的忐忑不安,都是真實存在的(而且完全正常！)。

為紓緩這些壓力,我們搜羅了幾項我們最喜愛的貼士與竅門,助您撰寫出既動聽又能得到您期望回覆的電郵。

簡潔扼要

雖然內心深處,我們或許都自視為下一位Stephen King或Jane Austen,但撰寫電郵並非讓我們創作下一部普立茲得獎小說的媒介。長篇敘述及描寫意象絕對並非必要,而最重要的資訊亦不應放在結尾。

相反,撰寫電郵最佳的方式是簡潔扼要,即時說明相關資訊,並突顯五個W(何人、何事、何時及何故)。事實上,撰寫電郵的最佳心態,或許是把自己當成新聞記者。

將最精彩的資訊放在最前,切勿埋沒重點！撰寫電郵時,應確保讀者不會被無謂的資訊悶壞。這裡的目標,是確保您能吸引並保持讀者的注意力。如果您完成一封電郵後,發現即使刪減過後仍然相當冗長,或許應考慮改用其他方式傳達訊息——也許改用電話溝通會更為合適？

然而,簡潔扼要電郵的前奏,當然就是主旨。令人驚訝的是,有些人花在構思完美主旨的時間,可能比撰寫電郵正文更多,但正正因為主旨受到如此重視,務必要做得恰到好處。

然而,答案同樣是保持精簡,以數個字詞或簡短句子準確傳達電郵的目的及迫切性。在某些情況下,您或許想考慮撰寫一個包含目標的主旨。舉例來說,如果您正致函同事相約喝咖啡,您的主旨或許可寫成「一起去喝杯咖啡?」

又或者,如果您需要對方完成某項行動——例如簽署文件或作出決定——您亦應在主旨中寫明該項行動。同時亦要清楚了解收件對象,例如對親近的同事可以較為輕鬆隨性,但對客戶則應保持專業。

覆核任何工作成果都十分重要,尤其是電郵——因為一旦發送,便無法收回！切勿陷入意識流寫作的陷阱,自覺文筆流暢動人,以致自信滿滿地在按下「發送」前,竟省略了重讀的步驟。

退一步重新審視電郵,基於多項原因而極具價值;其一是讓您能夠更徹底地校對內容。拼字檢查固然方便,但未必總能顧及措辭或打字錯誤。

但更重要的是,覆核能讓您有足夠時間確保內容言之有物。沒有甚麼比發送電郵後,只收到要求澄清的回覆更令人沮喪。秉承我們簡潔扼要的原則,確保您的電郵直接切入重點,不含多餘字詞,並且不僅您自己看得明白,收件人亦能理解。

這一點看似不言而喻,但往往正是造成重大職場問題的根源。除了慣常的措辭提醒外,要判斷電郵內容是否得體,您首先應該捫心自問,假如機構內任何人讀到這封電郵,自己是否仍感到自在。

對同事發表措辭強烈的意見,或對上司提出嚴厲批評,不僅是令職場氣氛尷尬的元兇,更有可能招致紀律處分,甚至誹謗訴訟。無論您認為自己的感受多麼合理,電郵都絕非表達這些情緒的場合。

懂得掌握發送電郵的時機,實在大有學問。要獲得迅速回覆,或許純粹取決於時機,善用這一點能夠提升您自身的工作效率。

就此而言,研究顯示,大部分人習慣在星期二至五的早上8時至10時查閱電郵。這其實不難理解,畢竟大部分人早上抵達辦公桌後,便會查看電郵。在這個時段發送訊息,能大大提高您獲得即時回覆的機會。

然而,應避免在非辦公時間發送電郵。雖然手機科技讓人們能夠全天候24小時查閱電郵,但在週末或深夜回覆電郵,未必能夠迅速引起回應。您可能在星期六下午6時向同事發送電郵,對方或許會瀏覽,但不會回覆,最終在星期一返回工作崗位後,甚至完全忘記曾收過這封電郵。

遵循常理禮儀,並在早上發送電郵,以避免溝通失誤。

被電郵淹沒,以致患上強迫症般執著於收件匣顯示零未讀訊息,這種情況相當普遍。我們對這種溝通方式的依賴程度之深,以致容易陷入撰寫電郵時未有檢查內容清晰度的陷阱。緊記這些貼士,您或許會發現,撰寫電郵時可能誤墮的種種陷阱,其實都是可以避免的。