如何為您的業務打造出色的媒體資料套
無論業務規模大小,宣傳都是提升知名度的絕佳方法。這不僅能為您的店舖或網站帶來更多人流,更能讓您接觸全新的潛在顧客群。因此,宣傳是極具價值的資產,應該善加運用以發揮最大效益。能夠將您的產品或服務刊登於文章或網誌之中,實在令人振奮,而刊物越具影響力,您的業務所獲得的曝光度就越高。
宣傳的另一大好處,是能為您的業務或品牌增添可信度,因為獲報章、行業雜誌或網站報道後,您可在自己的網站及宣傳資料上使用該媒體的標誌。這種「社會認證」有助建立潛在顧客及對您業務不熟悉人士的信任。
儘管與媒體建立關係有諸多好處,但要真正獲得這些具影響力的刊物主動聯絡及報道,並非易事。不過,如果您的業務備有方便取用的媒體資料套,成功的機會將大大提高。
甚麼是媒體資料套?
您或許較熟悉「新聞資料套」這個說法,對許多人來說,這會令人聯想到詳列公司簡介的一疊資料。其基本概念其實變化不大,但由於現時宣傳早已不限於印刷媒體,許多企業現在改用「媒體資料套」這個稱呼。
任何媒體資料套都有三大目標:
- 吸引讀者注意
- 留下深刻印象
- 激發興趣,令讀者希望聯絡您了解更多資訊
簡單來說,媒體資料套本質上就是您業務的履歷表,但製作方式須符合網上其他引人入勝內容的標準——即實用、資訊豐富或具娛樂性——最理想的情況是三者兼備!
在網站上提供媒體資料套,讓任何對您業務感興趣的人都能輕鬆掌握您業務的概況。有意撰寫關於您業務內容的人,未必只是記者,亦可能包括網誌作者、產品評論人等等。提供他們所需的基本資訊概覽,有助他們迅速作出明智決定,判斷您的業務或品牌是否符合他們想報道的方向。他們更有可能選擇報道已備妥媒體資料套的業務,因為這樣可以節省寶貴的資料搜集時間。
一間願意向任何有興趣人士提供這些資訊的企業,亦展現出開放坦誠的公司文化,這在建立與客戶及其他企業的新關係時,能留下良好印象。
至於媒體資料套在網站上的擺放位置,最常見的做法是與較次要的公司資訊一同放在網站頁尾,而非主導覽列。您亦需要決定媒體資料套應以網頁形式呈現,還是提供可下載(及列印)的 PDF 檔案。
打造出色媒體資料套需要甚麼?
媒體資料套的內容,通常會因業務類型及所提供的產品或服務而有所不同。不過,有幾項元素應被視為任何成功新聞資料套的必備要素,包括:
- 一張大尺寸、高解像度的品牌標誌/品牌形象圖片,最好配以透明背景。公司或品牌標誌可算是其中一項最重要的識別特徵。將其納入媒體資料套,即代表刊物可輕鬆將其用於任何資料之中,從而提升您業務的知名度。如可行,亦建議提供原始向量檔案供下載。
- 您的業務故事應以不多於三段文字講述。您應說明是甚麼啟發了您的業務、您對業務的願景,以及推動業務持續發展的因素。這亦是分享任何使命宣言或發展歷程中重要里程碑的好時機。
- 對大多數刊物而言,事實與數據十分重要,而其中最受歡迎的呈現方式之一便是資訊圖表。您可分享的資訊包括營業年期、辦公室所在地、目標客群等等。可分享的內容其實沒有限制,但應著重於您認為最能引起大眾興趣的事實。
媒體資料套對投資者而言往往十分重要,因此如果您認為合適,不妨分享正面的營業額、增長及盈利數據,連同任何與投資者相關的消息。
- 團隊簡介是讓大眾認識業務幕後推手的絕佳方式。這並非要求列出每一位團隊成員,但高層主管、東主及高級管理層絕對值得一提,任何有著特別有趣加入公司故事的成員亦然。附上這些員工的照片,有助令公司形象更添人性化。
- 如果您的業務名稱在拼寫或大小寫排列上有獨特之處,務必清楚說明您希望公司、品牌或產品名稱在刊物上如何呈現。
- 最後,如果您曾獲其他媒體報道,亦應在此附上相關例子。這不僅限於印刷刊物,亦可包括新聞稿、訪問、網誌文章,以及影片或影片網誌的連結。這對有意報道的刊物十分有用,讓他們了解您的業務過往曾在哪裡獲得報道,以及分享過甚麼資訊。
您亦可考慮在媒體資料套中加入以下其他選擇性內容:
- 業務曾獲得的行業獎項或其他認可資訊。
- 業務參與的任何非牟利工作詳情,以及支持的任何慈善機構。如果您選擇特定慈善機構是有原因的,不妨分享箇中故事。
- 「他們對我們的評價」欄目讓您有機會分享客戶推薦或產品評論。
- 如果您設有專用於媒體查詢的電郵地址,應在此列出,並註明歡迎跟進提問或訪問邀請。
優秀媒體資料套範例
如果您仍未清楚優秀媒體資料套應包含甚麼內容,以下列出一些做法值得參考的機構範例。
Buzzfeed
LuminAID
呈現您的媒體資料套
雖然我們主要探討如何製作網上媒體資料套,但同樣重要的是,您亦應備有可供列印的版本。雖然大多數人樂於在網上接收及閱讀資訊,但總會有人偏好印刷版本,或是有場合需要即時遞交一份實體副本。
確保您的呈現方式盡善盡美,資訊內容及製作風格須與網上版本保持一致,並隨時備存少量存貨。如果環保及可持續發展在貴公司十分受重視,務必使用再造紙及可持續油墨等物料。
部分機構亦會將媒體資料套存放於隨身碟中,這也是您可考慮採用的另一種呈現方式。
許多公關專業人士都表示,擁有一份優秀的新聞資料套,與擁有一個出色的網站及網上形象同樣重要。與您的團隊一起集思廣益,決定需要分享哪些資訊,為您的業務打造一份出色的媒體資料套。