庫存盤點入門

「持續改進勝於延遲的完美。」

這是一句常被歸功於美國著名作家馬克吐溫(Mark Twain)的名言,而在庫存管理的脈絡下細味這句話,亦頗為有趣。沒錯,就是庫存管理——這個足以令最頂尖的零售商也不寒而慄的可怕詞彙。誠然,企業面對的挑戰形形色色,但庫存管理始終是當中一項持續令人頭痛的流程。

欠佳的庫存管理系統,會導致由數據不準確到損耗等各種問題,而這種費時失事、勞動密集的工作,最終只會損害企業的盈利。

然而,要找到一個完美的解決方案,幾乎是不可能的任務,因為總會有方法可以進一步改善。這正是馬克吐溫這句話,對企業別具意義之處——可說是一句座右銘,鼓勵企業採取實際行動,改善庫存管理技巧,並最終提升整體營運表現。

以下我們將列舉一些可行的步驟,說明更精簡的庫存管理系統,如何助您作出更明智的業務決策。

先進先出(FIFO)

「先進先出」是庫存管理中歷史悠久卻不可或缺的原則。顧名思義,即是最舊的庫存要先於最新庫存售出,「先進先出」這個名稱正正道出這個道理。

對於持有易腐貨品的零售商,例如食肆和雜貨店而言,這一點尤其重要。庫存中積存無法售出的貨品,會造成不必要的損耗,浪費寶貴的資源及成本。優先出售快將到期的貨品,純粹是穩健的業務之道。

此外,對於沒有非易腐產品的企業而言,FIFO 方法同樣是穩健的庫存管理方式。如果最舊的庫存被擱置在後方無人理會,便很有可能出現變壞的跡象。此外,如果某件貨品正當「當紅」及當造,您會希望盡快售出,而非待新潮流出現、該貨品變得過時後才處理。

穩健的 FIFO 制度,意味著擁有一個井然有序的倉庫,能夠即時優先出售舊有產品。

循環盤點是一個精明的方法,能夠避免每日盤點帶來的繁瑣干擾。做法是實施一套策略,在全年內以每日、每週或每月的形式,分批進行部分庫存盤點。

透過制定嚴謹的時間表,決定店舖何時完成循環盤點,便可免除進行艱巨的全面庫存盤點的需要——這種盤點方式既會犧牲業務銷售,亦無法保證完全準確。

循環盤點透過在較長時間內,專注於較小範圍的貨品,能提供更高的準確度,亦可度身訂造,針對優先次序較高的特定產品進行盤點。

ABC 分析法是循環盤點的延伸,要求您按價值劃分庫存,並優先為最具價值的貨品進行盤點。一般而言,即是將產品分為三種類型:

透過這些層級,您可以安排反映其優先次序的盤點,讓最高價值的貨品獲得最多關注。顯然,您在一個財政年度內盤點庫存的次數,將取決於庫存量的多寡,而 ABC 分析法正是助您規劃這一切的其中一個方法。

標準庫存水平,是指庫存中必須隨時維持的最低產品數量。當庫存量跌至該設定水平以下時,您便知道應該訂購更多該貨品。這是一項實用的工具,不但能助您作出更佳決策,亦能讓員工更有效率地處理庫存管理。

這無疑是一個需要投入充足時間規劃的流程——確保每個標準庫存水平的設定,均與該貨品的庫存量變動相符。然而,這種方法的優點在於它靈活且易於調整,在有需要時隨時可以更改。

Hike 貼士:作為智能零售銷售點方案,Hike 可設定自動化標準庫存水平,助您管理庫存!為熱賣產品設定顧客再訂購點,讓您時刻掌握所有庫存狀況。

這聽起來可能相當簡單,但雜亂無章的庫存所引致的庫存錯誤數量,可能會令您大吃一驚。您需要確保員工有充足空間點算庫存及保存詳細記錄,避免任何不必要的錯誤。

保持儲存空間整潔,亦與騰出更多空間儲存庫存息息相關!您儲存的庫存越多,可銷售的貨品便越多。

好吧,雲端 POS正是我們 Hike 的專長所在,但使用雲端系統在管理庫存方面,確實能帶來實質分別。考慮到許多企業都邁向全球化,在國內以至海外多個地點設有多間店舖,以試算表記錄數據的方案,將無法提供足夠詳盡或準確的資料,以滿足您的業務需要。

在雲端方案中,您所有的庫存及採購訂單均會即時更新。無需再為追蹤個別貨品及銷售情況,以了解手頭庫存量而煩惱。Hike 為您隨時提供這些數據,讓您可在世界任何角落、任何時間,透過任何裝置存取豐富的資訊。

Hike 貼士:Hike POS 的其中一項功能,是我們的進階報告功能,有助您識別銷售趨勢,並反映在庫存管理之中。

回到最初的主題,改善企業營運需要透過持續改進來實現。世上並沒有完美的流程,而庫存管理作為經營業務中較為多變的因素之一,專注於小改進正是關鍵所在。

每一小步都有幫助,我們希望以上部分構想,能協助您將庫存管理精簡十倍。

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