運用艾森豪矩陣達成您的長遠目標

「重要的事情很少緊急,緊急的事情很少重要。」

德懷特·D·艾森豪在擔任美國總統以及五星上將期間,成就斐然,是一位極為傑出的人物。從在第二次世界大戰期間被任命為歐洲盟軍最高統帥,到促成 NASA 的成立以及美國州際公路系統的建立,艾森豪的功績將永遠銘刻於歷史之中。

然而,雖然他的成就充分展現了他的性格,但這些成就同時也解釋了他在所選擇的職業生涯中,如何能夠高效地工作。這種建設性的組織方法,推動他以規律的方式管理每日事務,使他得以完成長遠目標。

這也是為什麼上述這句常被歸功於艾森豪的名言,直到今天依然具有深遠、甚至相當現代的意義,因為它促使我們批判性地思考時間管理──什麼是緊急的,什麼是重要的。

艾森豪矩陣是一套因艾森豪的時間管理與生產力技巧而普及的理論,能協助使用者提升自身在職場上的效率──以追求他們渴望達成的長遠目標。

艾森豪矩陣

艾森豪矩陣首先要留意的一點,是緊急性與重要性之間的關係。這個區別十分重要,因為它基本上告訴我們,應該如何界定我們要完成的任務與目標:

緊急性

需要立即採取行動的事情。一項需要專注處理、不受干擾的任務。

重要性

作為工作、事業等更大目標墊腳石的任務。

作為一個矩陣,艾森豪理論相對直接明瞭:一個正方形,分割為四個象限,每個策略都要求我們根據任務的重要性與緊急性來界定,以便更好地安排時間。

第一象限:緊急且重要

第一象限所指的是最基本、最迫切的任務。您歸類為第一象限的事項,是應該立即在當天完成的事情。

第二象限:重要但不緊急

第二象限指的是確實需要完成、但並非此刻就要處理的任務。針對這些任務,您會設定完成的截止日期。

第三象限:緊急但不重要

第三象限要求您將那些雖然緊急、但對您而言並不重要的事項委派出去。

第四象限:既不緊急也不重要

最後一個象限則單純要求您擺脫屬於這個象限的任務,或至少延後處理。這些任務無疑更偏向娛樂性質。

如何使用矩陣

艾森豪矩陣的運作方式,就如同「待辦事項」清單一樣。透過列出需要完成的任務清單──無論是否需要立即處理──您就可以開始將每個項目放入矩陣中。如前所述,首先區分緊急性與重要性十分重要。

接下來,就是將您的任務歸類到四個象限之中,最終幫助您聚焦於真正重要的事情。

為了讓您了解這些任務可能是什麼樣子,我們針對企業主重新製作了艾森豪矩陣,並附上相關範例:

充分善用矩陣

艾森豪矩陣的核心,在於希望協助人們透過大幅削減工作中的瑣碎事務,專注於自身的長遠目標與願景。

這件事並不容易做到,因為相較於必須捨棄不必要的事情,「保持忙碌」的吸引力其實相當強烈。因此,將這個矩陣作為您的工作生產力工具,確實需要一些內在的自我反思,因為它要求您去質疑某些您可能已經做了多年的任務,是否仍然具有意義。

這並不是說,將艾森豪矩陣融入您的生活後,會立即為您的生活帶來影響。如果您每天早晨的例行公事就是整理電郵,這可能是件不容易改變的習慣。

但正如任何事情一樣,養成習慣需要時間。試著將您工作與個人生活中的每件事,都標記到這四個象限之中。與其一封一封地整理電郵,不如看看主旨列,自動判斷這封電郵在艾森豪矩陣中屬於哪一類。