完璧なビジネスメールを書くためのガイド

完璧なメールを書く技術は決して簡単なことではありません。

自分の言いたいことがきちんと伝わっているだろうかと悩むことから、うっかり失礼な発言をしてしまったのではないかと心配することまで、メール送信後に人が感じる緊張は非常にリアルなものです(そして、それは至って正常なことです!)。

そうしたプレッシャーを少しでも和らげるために、印象が良いだけでなく、求めている返信を得られるメールの書き方に役立つ、私たちのお気に入りのヒントとコツをいくつかまとめました。

短く、簡潔に

心の奥底では、私たちは皆自分を次のスティーヴン・キングやジェーン・オースティンだと思っているかもしれませんが、メールはピューリッツァー賞を狙う次の小説を書くための媒体ではありません。長い物語や描写豊かな表現は確実に不要であり、最も重要な情報を最後に持ってくるべきではありません。

代わりに、メールへの最良のアプローチは短く、簡潔にすること。5W(誰が、何を、いつ、なぜ)を前面に押し出しながら、関連情報をすぐに伝えましょう。実際、メールを書く際の最良の考え方は、報道記者になったつもりで書くことかもしれません。

おいしい情報は冒頭に置き、肝心な話を埋もれさせないこと!読み手が不要な情報に退屈しないとわかっているメールを書きましょう。ここでの目的は、相手の注意を引きつけ、それを維持することです。メールを書き終え、内容を削ってもなおかなり長いことに気づいたら、そのメッセージの伝え方――もしかしたら電話の方が適しているのでは――を検討してみるとよいでしょう。

挿入: 明確な件名

短く簡潔なメールの前置きとして、もちろん件名があります。実際のメール本文を書くよりも完璧な件名を作るのに時間をかける人がいるというのは驚くべきことですが、それほどまでにこの一行には重要性が置かれており、正しく仕上げることが不可欠です。

とはいえ、答えはやはり同じで、メールの目的と緊急性を正確に伝える短い言葉やフレーズを組み立てることです。場合によっては、目的そのものを含んだ件名を書くことを検討してもよいでしょう。例えば、同僚にコーヒーに誘うメールを送るなら、件名は「コーヒーでもどう?」といった内容になるかもしれません。

あるいは、相手に完了してもらいたいアクション――書類への署名や意思決定など――がある場合は、そのアクションを件名にも記載すべきです。誰に宛てて送っているかも把握しておきましょう。親しい同僚であればカジュアルにできる一方、クライアントにはプロフェッショナルさを保つべきかという点も考慮してください。

見直し、見直し、見直し!!!

どんな仕事内容であっても見直すことは重要ですが、メールでは特にそうです――やり直しがきかないからです!素晴らしいと感じる意識の流れにそのまま乗ってしまい、送信前に読み返さなくても自信を持てる、という罠にはまらないようにしましょう。

一歩下がってメールを見直すことには、いくつかの理由でかけがえのない価値があります。一つは、より徹底的に文章を校正できることです。スペルチェックは便利ですが、言い回しやタイプミスを常に検出できるとは限りません。

しかしそれ以上に重要なのは、見直しによって自分の文章が意味をなしているかを確認する時間を得られることです。メールを送った後、確認を求める返信が来ることほど残念なことはありません。私たちの「短く、簡潔に」という理念に従い、メールが直接要点を突き、不要な言葉がなく、あなた自身だけでなく送信先の相手にとっても理解しやすいものになっているか確認しましょう。

清潔に保つ

これは自明のことのように思えるかもしれませんが、しばしば職場での重大な問題の原因となってきました。通常の言葉遣いへの注意はさておき、メールの「清潔さ」を判断するには、まず、組織内の他の誰かがそれを読んでも気まずくないかを自問すべきです。

同僚に対する強い口調の意見や上司への辛辣な批判を表明することは、気まずい職場環境を生む要因になるだけではありません。場合によっては懲戒処分や名誉毀損訴訟にまで発展する可能性もあります。自分の感情が正当だと感じていたとしても、メールはそれを表明する場ではありません。

迅速であること

メールをいつ送るべきかを把握することについては、語るべきことがたくさんあります。素早い返信を得られるかどうかは単にタイミングの問題であることも多く、それを活かすことで自分自身の生産性を高めることができます。

その点について、ある調査によれば、ほとんどの人は火曜日から金曜日の午前8時から10時の間にメールをチェックしているそうです。これはもちろん理にかなっています。多くの人が朝出社してデスクに着いた時にメールをチェックすることを考えれば当然です。その時間帯にメッセージを送ることは、迅速な返信を得る可能性を高める優れた方法です。

ただし、業務時間外にメールを送ることは避けましょう。モバイル技術によって人々は24時間365日メールにアクセスできる利便性を手に入れましたが、週末や深夜にメールに返信することは、迅速な返答を引き出さないかもしれません。土曜日の午後6時に同僚にメールを送っても、相手はそれを見るかもしれませんが返信はせず、月曜に出社する頃にはその存在すら忘れてしまっているかもしれません。

常識的なマナーに従い、朝にメールを送ることで、行き違いを避けましょう。

受信箱を未読メッセージゼロにしなければ気が済まないほどメールに追われる状態は、広く見られるものです。このコミュニケーション手段への依存度の高さゆえに、明確さを確認しないままメールを書いてしまう罠に陥りやすくなります。これらのヒントを心に留めておくことで、メールを書く際に陥りがちな落とし穴を避けられるかもしれません。