アイゼンハワー・マトリクスで長期目標を達成する

「重要なことは滅多に緊急ではなく、緊急なことは滅多に重要ではない」

アメリカ合衆国大統領として、また五つ星の将軍として輝かしい経歴を持つドワイト・D・アイゼンハワーは、非常に多くの功績を残した人物でした。第二次世界大戦中に連合国軍最高司令官に任命されたことから、NASAの立ち上げ、アメリカの州間高速道路網の創設に至るまで、アイゼンハワーの功績は永遠に歴史に刻まれています。

しかし、こうした功績が彼の人柄を物語る一方で、彼が選んだ職業において生産的に働く能力を持っていたことも説明しています。この建設的な組織化の方法によって、彼は日々のタスクを日課として管理し、長期的な目標を達成することができたのです。

だからこそ、アイゼンハワーの言葉としてしばしば引用される先の言葉は、今なお、そして現代においてもなお影響力を持ち続けています。それは私たちに、時間管理について——何が緊急で何が重要かについて——批判的に考えるよう促すからです。

アイゼンハワー・マトリクスは、アイゼンハワーの時間管理と生産性のスキルによって広まった理論であり、これを使うことで、望む長期目標を追求する中で、職場における自身の効果性を高めることができます。

アイゼンハワー・マトリクス

アイゼンハワー・マトリクスでまず押さえておくべき点は、緊急性と重要性の関係です。この区別は重要で、私たちがこなすべきタスクや目標をどう捉えるべきかを基本的に教えてくれるものです。

緊急性

即座の対応を要するもの。気を散らされることなく、集中して取り組むべきタスク。

重要性

仕事やビジネスなどにおける、より大きな目標に向けた足がかりとなるタスク。

マトリクスとして見ると、アイゼンハワー理論は比較的シンプルです。四つの象限に分かれた正方形で、それぞれの戦略が、時間をより良く整理するためにタスクを重要性と緊急性によって定義するよう求めています。

第1象限:緊急かつ重要

第1象限は、最も本質的で差し迫ったタスクを指します。この象限に属すると分類したものは、その日のうちに、すぐに片付けるべき項目です。

第2象限:重要だが緊急ではない

第2象限は、完了させる必要はあるものの、今この瞬間には行わなくてよいタスクを指します。これらのタスクには、完了させるべき期日を設定します。

第3象限:緊急だが重要ではない

第3象限は、緊急ではあるもののあなたにとって重要ではない項目を、他の人に委任するよう求めます。

第4象限:緊急でも重要でもない

最後の象限は、この象限を埋めるタスクを単純に取り除く、あるいは少なくとも後の日に先延ばしにするよう求めるものです。これらは間違いなく、娯楽に関連するタスクが多くを占めます。

マトリクスの使い方

「To-Doリスト」の仕組みと同じように、アイゼンハワー・マトリクスも機能します。完了すべきタスク——すぐに行うべきものもそうでないものも——のリストを作成することで、各項目をマトリクスに配置し始めることができます。前述の通り、まず緊急性と重要性を区別することが重要です。

そこから先は、各タスクを四つの象限に分類していく作業になり、最終的には何が重要かに集中できるようになります。

こうしたタスクがどのようなものかイメージしていただくために、事業主にとって関連性のある例を用いて、アイゼンハワー・マトリクスを再現してみました。

マトリクスを最大限に活用する

その核心において、アイゼンハワー・マトリクスは、仕事の中の些末なタスクを完全に減らすことで、人々が長期的な目標・ビジョンに集中できるようにすることを目指しています。

これは決して簡単なことではありません。不要なものを排除する代わりに「忙しくしている」ことの魅力は強力だからです。そのため、マトリクスを仕事の生産性向上ツールとして使うには、ある程度の内省が必要です。何年も続けてきたタスクであっても、それが本当に関連性があるのかを自問することが求められるからです。

だからといって、アイゼンハワー・マトリクスを生活に取り入れることで即座に人生に影響が出るというわけではありません。毎朝の日課がメールの整理から始まるのであれば、それを断ち切るのは簡単ではないかもしれません。

しかし何事もそうであるように、習慣を身につけるには時間がかかります。仕事とプライベートのすべてのことを四つの象限にラベル付けすることを考えてみてください。メールを一通ずつ整理する代わりに、件名を見て、そのメールがアイゼンハワー・マトリクスのどこに当てはまるかを自動的に判断するのです。