دليل صياغة رسالة البريد الإلكتروني المثالية في العمل

فن صياغة البريد الإلكتروني المثالي ليس بالأمر السهل أبدًا.

سواء كنت تتساءل عمّا إذا لم توضح فكرتك بشكل كافٍ، أو تقلق من أنك ارتكبت زلة غير مقصودة، فإن التوتر الذي قد يشعر به الشخص بعد إرسال رسالة إلكترونية أمر حقيقي جدًا (وطبيعي تمامًا!).

وللتخفيف من بعض هذه الضغوط، جمعنا عددًا من نصائحنا وحيلنا المفضلة لمساعدتك على كتابة رسائل لا تبدو رائعة فحسب، بل تحقق لك الردود التي تسعى إليها.

وجيزة ومباشرة

وبينما نرى جميعًا في أعماقنا أنفسنا على الأرجح كـستيفن كينغ أو جين أوستن القادمة، فإن كتابة رسائل البريد الإلكتروني ليست وسيلة لكتابة الرواية الفائزة بجائزة بوليتزر القادمة. السرد الطويل والصور الوصفية ليسا مطلوبين بالتأكيد، ولا ينبغي أن تأتي أهم معلوماتك في النهاية.

بدلًا من ذلك، أفضل طريقة للتعامل مع رسالة بريد إلكتروني هي أن تكون وجيزة ومباشرة، بحيث تُخرج المعلومات ذات الصلة على الفور مع إبراز الأسئلة الخمسة الأساسية (من، ماذا، متى ولماذا) بشكل بارز. في الواقع، ربما تكون أفضل طريقة للتفكير في كتابة رسالة إلكترونية هي التفكير كصحفي إخباري.

احتفظ بالمعلومة المهمة في الأعلى، ولا تُخفِ الخلاصة! اكتب رسالة إلكترونية تعرف فيها أن القارئ لن يشعر بالملل من معلومات غير ضرورية. الهدف هنا هو التأكد من أنك حصلت على انتباهه ويمكنك الحفاظ عليه. إذا أنهيت رسالة إلكترونية ولاحظت أنها لا تزال طويلة حتى بعد التقليص، فربما تفكر في كيفية إيصال تلك الرسالة - ربما يكون الأنسب لها أن تكون مكالمة هاتفية؟

أدرِج: سطر عنوان لا لبس فيه

ومع ذلك، فإن المقدمة للرسالة الوجيزة والمباشرة هي بالطبع سطر الموضوع. من المدهش التفكير في أن بعض الناس قد يقضون وقتًا في صياغة سطر الموضوع المثالي أكثر مما يقضونه في كتابة الرسالة الفعلية، لكن هذه هي الأهمية الموضوعة على هذا السطر لدرجة أنه من الضروري إنجازه بشكل صحيح.

ومع ذلك، فإن الإجابة مرة أخرى هي الاحتفاظ بصياغة بضع كلمات أو جملة قصيرة تنقل بدقة الغرض من الرسالة وإلحاحها. في حالات مختلفة، قد ترغب في التفكير في كتابة سطر عنوان يحتوي على الهدف. على سبيل المثال، إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا لزميل عمل بخصوص تناول قهوة، فقد يكون سطر الموضوع "هل نحتسي قهوة معًا؟"

أو إذا كان إجراءً تحتاج من الشخص الآخر إتمامه - مثل توقيع مستند أو اتخاذ قرار - فينبغي أن تكتب ذلك الإجراء في سطر الموضوع أيضًا. اعرف أيضًا لمن ترسل، بمعنى ما إذا كان بإمكانك أن تكون غير رسمي مع زميل عمل مقرّب مقارنةً بالحفاظ على المهنية مع عميل.

راجع، راجع، راجع!!!

من المهم مراجعة أي نوع من العمل الذي تقوم به، لكن بشكل خاص في رسائل البريد الإلكتروني - لأنه لا يمكن التراجع! لا تقع في فخ الانجراف وراء تدفق أفكار يبدو رائعًا لدرجة تجعلك تشعر بثقة كافية لعدم قراءته قبل الضغط على "إرسال".

التراجع خطوة لمراجعة رسالتك أمر لا يُقدَّر بثمن لعدة أسباب؛ أولًا، يتيح لك تدقيق عملك بشكل أكثر شمولًا. أدوات التدقيق الإملائي مريحة، لكنها لا تراعي دائمًا الصياغة أو الأخطاء المطبعية.

لكن الأهم من ذلك، أن المراجعات تمنحك الوقت الذي تحتاجه للتأكد من أن عملك منطقي. لا شيء أسوأ من إرسال رسالة إلكترونية لتحصل فقط على رد يطلب توضيحًا. وكما هو الحال مع فلسفتنا في الإيجاز والمباشرة، تأكد من أن رسالتك تصل مباشرة إلى صلب الموضوع، دون كلمات غير ضرورية ومفهومة، ليس لك فقط بل للشخص الذي ترسل إليه.

حافظ على النظافة

قد يبدو هذا بديهيًا لكنه غالبًا ما كان سببًا لمشكلات كبيرة في مكان العمل. بصرف النظر عن التحذيرات المعتادة المتعلقة باللغة، للحكم على نظافة رسالتك، ينبغي أن تسأل نفسك أولًا عمّا إذا كنت ستشعر بالارتياح لو قرأها أي شخص آخر في المؤسسة.

التعبير عن رأي شديد اللهجة تجاه زميل أو نقد قاسٍ لرئيسك ليس مجرد وصفة لبيئة عمل محرجة. بل يمكن أن يؤدي إلى إجراءات تأديبية وحتى دعاوى تشهير. سواء شعرت أن مشاعرك مبررة أم لا، فإن البريد الإلكتروني ليس المكان للتعبير عنها.

كن سريع الاستجابة

هناك الكثير مما يُقال عن معرفة متى ترسل رسالة إلكترونية. قد يكون الحصول على استجابة سريعة مسألة توقيت فحسب، واستغلال ذلك لصالحك يمكن أن يعزز إنتاجيتك الخاصة.

ولتحقيق ذلك، أظهرت الأبحاث أن معظم الناس يتحققون من بريدهم الإلكتروني خلال فترة الصباح من الساعة 8 حتى 10 صباحًا، من الثلاثاء إلى الجمعة. وهذا بالطبع منطقي، عندما تأخذ في الاعتبار أن معظم الناس سيتحققون من بريدهم الإلكتروني على مكاتبهم عند وصولهم في الصباح. إرسال رسالتك في ذلك الوقت طريقة رائعة لزيادة فرصك في الحصول على رد سريع.

ومع ذلك، تجنب إرسال رسائل البريد الإلكتروني خارج ساعات العمل. وحيث منحت التكنولوجيا المحمولة الناس راحة الاتصال بالبريد الإلكتروني على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع، فإن الرد على الرسائل في عطلات نهاية الأسبوع وفي وقت متأخر من الليل قد لا يستدعي ردًا سريعًا. يمكنك إرسال رسالة إلكترونية في الساعة 6 مساءً يوم السبت إلى زميل، قد يطّلع عليها لكنه لن يرد وينسى في النهاية أنها موجودة أصلًا بمجرد عودته إلى العمل يوم الاثنين.

تجنّب سوء التفاهم باتباع آداب الحس السليم، وأرسل رسائلك في الصباح.

الانغماس في رسائل البريد الإلكتروني لدرجة الوسواس القهري في الحاجة إلى أن يقرأ صندوق واردك صفر رسائل غير مقروءة أمر واسع الانتشار. اعتمادنا الكبير على هذا الشكل من التواصل يجعل من السهل الوقوع في فخ كتابة الرسائل دون التحقق من وضوحها. وبمراعاة هذه النصائح، قد تجد أن الأخطاء التي يمكن أن تقع فيها أثناء كتابة رسالة إلكترونية يمكن تجنبها.