أساسيات جرد المخزون
«التحسين المستمر أفضل من الكمال المتأخر.»
هذه مقولة تُنسب إلى الكاتب الأمريكي الشهير مارك توين، ومن المثير للاهتمام التفكير فيها في سياق إدارة المخزون. بالضبط. المخزون. تلك الكلمة المرعبة التي قد تُرسل قشعريرة في العمود الفقري حتى لأفضل تجار التجزئة. بالفعل، التحديات التي تواجهها الشركات متنوعة بالتأكيد، لكن إدارة المخزون تسلّط الضوء على عملية صعبة باستمرار.
سيؤدي نظام إدارة مخزون ضعيف إلى كل شيء بدءًا من عدم الدقة إلى التسرب، وستنتهي الأعمال المستهلكة للوقت والكثيفة العمالة بالإضرار بالأرباح الصافية لمشروعك فقط.
لكن قد يكون إيجاد حل مثالي أمرًا شبه مستحيل، إذ ستظل هناك دائمًا طرق لتحسينه. لهذا فإن مقولة توين مناسبة تمامًا للشركات لاتباعها. شعار، إن صح التعبير، يمكّن الشركات من اتخاذ خطوات فعّالة لتحسين تقنيات إدارة المخزون لديها، وفي النهاية عملياتها بأكملها.
سنحدد هنا بعضًا من تلك الخطوات، وكيف يمكن لنظام إدارة مخزون أكثر تبسيطًا أن يساعدك على اتخاذ قرارات تجارية أذكى.
الوارد أولًا صادر أولًا (FIFO)
«الوارد أولًا، صادر أولًا» مبدأ قديم لكنه أساسي في إدارة المخزون. وكما يوحي اسمه، يشير بالطبع إلى بيع أقدم مخزونك أولًا، قبل أحدث مخزونك. ومن هنا جاء اسم الوارد أولًا صادر أولًا الذي يعبّر عن هذه المعادلة بالذات.
هذا الأمر حيوي بشكل خاص لتجار التجزئة الذين يحتفظون بسلع قابلة للتلف، مثل منافذ الأغذية ومحلات البقالة. الاحتفاظ بسلع يصعب بيعها في مخزونك يسهم في تلف غير ضروري يهدر موارد وتكاليف قيّمة. إعطاء الأولوية لمخزونك ذي تواريخ الانتهاء المبكرة، كأول المنتجات التي تُباع، هو ببساطة أمر تجاري سليم.
بالإضافة إلى ذلك، فإن طريقة FIFO سليمة أيضًا لإدارة المخزون بالنسبة للشركات التي لا تمتلك منتجات قابلة للتلف. إذا تُرك مخزونك الأقدم في الخلف دون اهتمام، فمن المرجح أن يظهر عليه علامات التدهور. علاوة على ذلك، إذا كان أحد المنتجات «رائجًا» وفي موسمه، فأنت تريد بيع تلك المنتجات أولًا وليس لاحقًا عندما يظهر اتجاه جديد ويصبح ذلك المنتج متقادمًا.
يعني نظام FIFO القوي وجود مستودع منظم، يمكنه إعطاء الأولوية فورًا لبيع المنتجات القديمة أولًا.
العد الدوري
العد الدوري طريقة ذكية لتجاوز الانقطاعات المرهقة لعمليات جرد المخزون اليومية. من خلال تطبيق استراتيجية تقوم فيها بعمليات جرد جزئية للمخزون على مدار السنة التقويمية – سواء كانت يومية أو أسبوعية أو شهرية.
الحفاظ على جدول ثابت لموعد إتمام متجرك للعد الدوري يُعفيك من ضرورة إجراء عمليات جرد كاملة شاقة للمخزون، تتنازل عن مبيعات المشروع مع عدم القدرة على ضمان دقة كاملة أيضًا.
تقدّم عمليات العد الدوري دقة أكبر من خلال التركيز على نطاق أصغر من المنتجات – على مدى فترة أطول من الزمن – ويمكن أيضًا تصميمها لعد منتجات محددة ذات أولوية عالية.
طريقة ABC
طريقة ABC امتداد للعد الدوري حيث تطلب منك تقسيم مخزونك حسب القيمة، وإعطاء الأولوية لعمليات جرد المنتجات الأكثر قيمة. عادة، يعني ذلك تصنيف منتجاتك إلى ثلاثة أنواع:
- المنتجات الأعلى قيمة
- المنتجات ذات القيمة المتوسطة
- المنتجات ذات القيمة المنخفضة
باستخدام هذه المستويات، يمكنك جدولة عمليات الجرد بما يعكس أولويتها، مع منح منتجاتك الأعلى قيمة أكبر قدر من الاهتمام. بطبيعة الحال، سيعتمد عدد مرات جرد مخزونك خلال السنة المالية على كمية المخزون التي تمتلكها، لكن طريقة ABC هي إحدى الطرق التي تساعدك على تخطيط ذلك.
مستويات الحد الأدنى (Par Levels)
مستويات الحد الأدنى هي أقل عدد من المنتجات التي يجب أن تكون في مخزونك في جميع الأوقات. عندما ينخفض ذلك المخزون عن تلك النقطة المحددة، ستعرف أنه يجب عليك طلب المزيد من ذلك المنتج. إنها أداة مفيدة تمتلكها، ستتيح لك اتخاذ قرارات أفضل، بالإضافة إلى تمكين موظفيك من التعامل مع إدارة المخزون بكفاءة أكبر.
إنها بالتأكيد عملية تتطلب قدرًا كافيًا من الوقت في التخطيط – لضمان توافق كل مستوى حد أدنى محدد مع حركة مستويات المخزون لذلك المنتج. ومع ذلك، فإن جمالها يكمن في أنها مرنة وسهلة التغيير، عند الحاجة.
نصيحة من Hike: بصفته حل نقاط بيع ذكيًا للتجزئة، يمكن لـ Hike تحديد مستويات حد أدنى تلقائية لمساعدتك على إدارة مخزونك! حدّد نقاط إعادة طلب للعملاء على منتجاتك الأكثر مبيعًا، حتى تتمكن من متابعة كل مخزونك.
نظّم مساحة مخزونك
قد يبدو هذا بسيطًا بما فيه الكفاية، لكنك ستُفاجأ بعدد أخطاء المخزون التي يمكن أن تحدث بسبب المخزون غير المنظم. تريد التأكد من أن موظفيك لديهم مساحة كافية لعد المخزون والاحتفاظ بسجلات مفصلة، وتجنب أي أخطاء غير ضرورية.
إن جعل مساحة التخزين لديك مرتبة يترافق أيضًا مع خلق مساحات جديدة يمكنك فيها تخزين المزيد من المنتجات! فكلما زاد المخزون الذي تخزّنه، زاد ما يمكنك بيعه.
استخدم نظام نقاط بيع سحابي
حسنًا، هذا نظام نقاط البيع السحابي هو ما نقوم به هنا في Hike، لكن استخدام نظام سحابي يُحدث بالفعل فرقًا عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون. بالنظر إلى عولمة العديد من الشركات، حيث توجد متاجر متعددة في مواقع متعددة – على الصعيدين الوطني والدولي – فإن الحل القائم على جداول البيانات لتسجيل بياناتك لن يكون مفصلًا أو دقيقًا بما يكفي لاحتياجات مشروعك.
في الحل القائم على السحابة، يتم تحديث جميع مخزونك وأوامر الشراء الخاصة بك في الوقت الفعلي. لا تنشغل بالاضطرار إلى تتبع المنتجات والمبيعات الفردية لمعرفة كمية المخزون المتوفر لديك. يمنحك Hike تلك البيانات جاهزة، ويمنحك ثروة من المعلومات التي يمكنك الوصول إليها من أي جهاز، من أي مكان في العالم، وفي أي وقت.
نصيحة من Hike: من الميزات في نظام نقاط البيع الخاص بـ Hike ميزة التقارير المتقدمة التي تساعدك على تحديد الاتجاهات في مبيعاتك يمكنك أن تعكسها من خلال إدارة مخزونك.
ولإتمام الصورة، فإن تحسين عمليات المشروع يجب أن يتم من خلال التحسين المستمر. لا وجود لعملية مثالية، وبما أن إدارة المخزون واحدة من أكثر العوامل تقلبًا في إدارة مشروع تجاري، فإن التركيز على التحسينات الصغيرة أمر أساسي.
كل خطوة صغيرة تساعد، ونأمل أن تساعدك بعض هذه الأفكار على تبسيط مخزونك بشكل كبير.
اطّلع على ميزات إدارة المخزون لدى Hike لمعرفة المزيد عن كيفية مساعدة Hike لك في تبسيط إدارة مخزونك.