打造完美工作邮件的指南

撰写一封完美的邮件,绝非易事。

无论是担心自己的意思没有表达清楚,还是忧虑自己不小心犯了什么失礼之处,发送邮件后所产生的那份紧张感都是真实存在的(而且完全正常!)。

为了缓解这些压力,我们汇总了几条自己最喜欢的技巧与窍门,帮助您写出既读起来出色、又能获得理想回应的邮件。

简洁明了

虽然内心深处,我们或许都把自己当成了下一个斯蒂芬·金或简·奥斯汀,但写邮件绝非让我们创作下一部普利策获奖小说的舞台。冗长的叙述和描述性的辞藻绝非必要,而最重要的信息也不应放在最后才出现。

相反,处理邮件最好的方式是简洁明了,立刻给出相关信息,并突出呈现五个“W”(谁、什么、何时以及为什么)。事实上,构思邮件写法的最佳方式,或许是把自己当成一名新闻记者。

把最重要的信息放在开头,不要埋没重点!撰写邮件时,要确保读者不会因无关紧要的信息而感到厌烦。这里的目标是确保您能吸引到对方的注意力,并将其保持下去。如果您写完一封邮件,发现即便经过删减,篇幅依然相当冗长,或许该考虑换一种传达方式——也许打个电话会更合适?

当然,在写出简洁明了的邮件之前,还有一个前奏,那就是主题行。令人惊讶的是,有些人花在打磨完美主题行上的时间,甚至比撰写邮件正文本身还要多,但正因为它如此重要,写好主题行确实至关重要。

不过,答案同样是:用寥寥数字或一句简短的话,准确传达邮件的目的和紧迫程度。在许多情况下,您或许会想撰写一个包含具体目标的主题行。例如,如果您给同事发邮件想约喝咖啡,主题行或许可以写成“一起喝杯咖啡?”

又或者,如果您需要对方完成某项行动——比如签署一份文件或做出一个决定——同样应将这项行动写进主题行中。同时也要了解您发邮件的对象是谁,比如面对关系亲近的同事可以随意一些,而面对客户则应保持专业。

检查自己所做的任何工作都很重要,但对邮件而言尤其如此——因为邮件发出去就无法收回!不要陷入这样的陷阱:写着写着灵感如泉涌,内容感觉棒极了,以至于自信到懒得在点击发送前重新读一遍。

退一步,重新审视自己的邮件,这样做的价值不可估量,原因有几点:其一,它能让您更彻底地校对自己的作品。拼写检查固然方便,但它并不总能识别措辞问题或笔误。

但更重要的是,反复检查能给您留出必要的时间,确保您的内容言之有物、条理清晰。没有什么比发出一封邮件,却收到对方要求澄清的回复更糟糕的了。秉承我们简洁明了的理念,请确保您的邮件直击要点,没有多余的字句,并且不仅您自己能理解,收件人也同样能看懂。

这听起来似乎不言而喻,但它却常常是导致重大职场问题的根源。除了通常需要注意的用词问题外,要判断您的邮件是否得体,首先应该问问自己:如果组织中的任何其他人读到这封邮件,您是否会感到自在。

用措辞强烈的语气表达对同事的看法,或对上司提出严厉批评,不仅会让职场氛围变得尴尬,甚至有可能引发纪律处分,乃至诽谤诉讼。无论您觉得自己的情绪是否合情合理,邮件都不是宣泄情绪的场合。

关于何时发送邮件,其实大有讲究。想要获得迅速的回复,或许只是时机把握的问题,善加利用这一点能提升您自身的工作效率。

为此,研究表明,大多数人会在周二至周五的上午 8 点至 10 点这段时间查看邮件。考虑到大多数人早上到达办公桌前时都会查看邮件,这一点自然合情合理。在这个时段发送您的信息,是提高获得及时回复几率的绝佳方式。

然而,应避免在非工作时间发送邮件。虽然移动技术让人们享受到全天候收发邮件的便利,但在周末或深夜回复邮件,可能并不会带来迅速的回应。您或许会在周六下午 6 点给一位同事发邮件,对方或许会看到,却不会回复,等到周一重返工作岗位时,可能已经彻底忘了这封邮件的存在。

遵循常识性的礼仪规范,在早晨发送邮件,以避免沟通不畅的情况发生。

如今,许多人被邮件淹没,乃至患上一种强迫症般的执念,非要让收件箱显示零封未读邮件不可,这种现象十分普遍。正因为我们对这种沟通方式如此依赖,以至于很容易陷入这样的陷阱:写邮件时不去检查内容是否清晰明了。只要牢记这些技巧,您或许就能避开撰写邮件时容易踩到的种种陷阱。