运用艾森豪威尔矩阵实现长期目标

“重要的事情很少紧急,紧急的事情很少重要。”

德怀特·D·艾森豪威尔曾担任美国总统,也是一位五星上将,他的从政与从军生涯战绩斐然,堪称杰出人物的典范。从在第二次世界大战期间被任命为盟军欧洲战区最高统帅,到推动 NASA 的成立,再到创建美国州际公路系统,艾森豪威尔的功绩必将永载史册。

然而,尽管他的成就充分展现了其性格特质,同样也说明了他在所从事的职业领域内高效工作的能力。这种富有建设性的组织方法,推动他以一种规律有序的方式管理日常事务,从而得以完成长期目标。

这正是为何上述这句常被归于艾森豪威尔的名言,至今仍具有持久、乃至现代的影响力——它促使我们批判性地思考时间管理问题:什么是紧急的,什么是重要的。

艾森豪威尔矩阵是一种因艾森豪威尔的时间管理与效率技巧而广受推崇的理论,能够帮助使用者在追求自己渴望已久的长期目标的过程中,提升在职场中的工作效能。

艾森豪威尔矩阵

关于艾森豪威尔矩阵,首先要注意的一点是紧急性与重要性之间的关系。这一区分至关重要,因为它基本上告诉了我们应当如何界定需要完成的任务和目标:

紧急性

指需要立即采取行动的事情。这类任务需要不受干扰、专注地去完成。

重要性

指在工作、事业等更大目标中充当垫脚石的任务。

作为一种矩阵,艾森豪威尔理论相对简单直观:一个正方形被划分为四个象限,每种策略都要求我们根据任务的重要性与紧急性来界定它们,从而更好地安排自己的时间。

第一象限：紧急且重要

第一象限代表最为关键和紧迫的任务。归入第一象限的事项,应当当天立即完成。

第二象限：重要但不紧急

第二象限指那些确实需要完成、但并非此刻就要处理的任务。对于这些任务,您会设定完成的截止日期。

第三象限：紧急但不重要

第三象限要求您将那些虽然紧急、但对您而言并不重要的事项委托他人处理。

第四象限：既不紧急也不重要

最后一个象限只是要求您摒弃归入此类的任务,或者至少推迟到日后再处理。这类任务无疑更多与娱乐相关。

如何使用这一矩阵

艾森豪威尔矩阵的使用方式,与“待办事项”清单如出一辙。通过列出需要完成的任务清单——无论是需要立即处理还是可以稍后处理——您就可以开始将每一项任务归入矩阵之中。如前所述,首先区分紧急性与重要性至关重要。

接下来,就是将您的任务分门别类地归入四个象限中,最终帮助您专注于真正重要的事情。

为了让您了解这些任务大致是什么样子,我们以一位企业主为例,重新绘制了艾森豪威尔矩阵:

充分发挥矩阵的作用

从本质上讲,艾森豪威尔矩阵旨在帮助人们专注于长期目标与愿景,彻底减少工作中琐碎繁杂的任务。

这并非一件轻而易举的事情,因为相比于必须舍弃那些不必要的事情,“保持忙碌”的诱惑力实在太强。因此,将矩阵作为您的工作效率工具,确实需要进行一番内心的权衡,因为它要求您去质疑某些任务——即便是您可能已经做了多年的任务——是否仍然有其意义。

这并不是说,将艾森豪威尔矩阵运用到您的生活中,就会立即对您的生活产生影响。如果您每天早晨的例行公事就是整理邮件,那可能不是一件容易改变的习惯。

但正如任何事情一样,养成一个习惯需要时间。不妨考虑将您工作和个人生活中的所有事项,都标注进这四个象限。与其逐一翻阅邮件,不如直接查看邮件主题,自动判断这封邮件在艾森豪威尔矩阵中属于哪一类。